29.4.2021

Artikkeli päivitetty 10.10.2022

Teams-käyttö tehokkaasti kokouksissa onnistuu järjestelmällisten toimintatapojen ja työkalujen avulla. Hyödynnä Teams-kokousten vinkit ja tehosta yhteistyötä muiden kanssa.

Kokoustamisen sekä muun yhteydenpidon ja yhteistyön lisäksi Microsoft Teams tarjoaa laajan kattauksen työkaluja ja muita yhdistettäviä sovelluksia tukemaan työntekoa. Tässä korostuukin Teamsin vahvuus työskentelyn tehostajana – teitpä töitä yksin tai yhdessä muiden kanssa.

Vinkki 1: Jätä aikaa siirtyä seuraavaan kokoukseen

Kun tallennat uutta tapaamista Outlookin kalenterin kautta esimerkiksi 30 minuutiksi, kalenteri ehdottaa automaattisesti palaverin lopettamista 5 minuuttia aiottua aiemmin. Eli klo 9.00–9.30 palaveri päättyykin jo 9.25, jolloin siirtymäaikaa jää ennen seuraavan palaverin alkua. Toiminto on erityisen kätevä sarjakokoustajille, joilla saattaa olla haasteita sovittaa edellisen kokouksen muistiinpanojen viimeistely tai seuraavaan kokoukseen valmistautuminen kiireiseen aikatauluun.

Vinkki 2: Hyödynnä Teamsin kokousmuistiinpanoja

Yksi Teamsin työkaluista, jonka löydät oletuksena kokousikkunan välilehdeltä, on kokousmuistiinpanot. Työkalu on yksinkertaisuudessaan helppo käyttää, mutta usein jää käyttämättä.

Kokousmuistiinpanojen käyttö on helpottunut entisestään, sillä nyt kätevä lisätyökalu kokousten järjestäytyneeseen hallintaan tukee kerralla enintään 100 kokousosallistujaa. Käyttöoikeuden omaavilla osallistujilla on pääsy kokousmuistiinpanoihin myös kokouksen päätyttyä. Kokouksen alkamisen jälkeen liittynyt osallistuja voi tarvittaessa pyytää käyttöoikeutta muistiinpanojen omistajalta.

Toistuvissa kokouksissa muistiinpanot säilyvät kätevästi kokouksesta toiseen, jolloin asioiden kertaaminen kokouksen aikana tai sen ulkopuolella helpottuu. Jokaisesta kokouksesta tulee uusi osio muistiinpanoissa.

Yhtenäisillä toimintatavoilla tehoa toimintaan

Teams-kokousten kulku helpottuu, kun organisaation työntekijät tietävät määritellyistä ja dokumentoiduista, kaikkia yhteisesti koskevista käytänteistä.

Tiettyjen toimintatapojen vakiintuminen työnteon arkeen nopeutuu esimerkiksi koko organisaation kattavilla linjauksilla kokous- ja muistiinpanokäytännöistä. Tällöin sekä järjestäjät että osallistujat tietävät noudattaa samoja käytäntöjä ja Teams-kokousten kallisarvoista aikaa voi käyttää agendan kannalta oleelliseen toimintaan.

Tee muistiinpanoja ennen kokousta

Siirry Kalenteri-osioon Teamsin vasemman puolen reunassa sijaitsevasta valikosta. Klikkaa valitsemaasi kokousta ja linkkiä keskustele osallistujien kanssa. Valitse Kokousmuistiinpanot-välilehti ja aloita kokousmuistiinpanojen ottaminen.

Lisää esityslista tai muita tärkeitä keskustelukohtia. Käytä @-mainintaa ilmoittamaan henkilöille lisätyistä tiedoista, tiedostoista tai toimenpiteistä.

Tee muistiinpanoja kokouksen aikana

Kun olet kokouksessa, klikkaa osallistujalistan yläpuolella kolmen pisteen Lisää asetuksia -valikkoa ja klikkaa kohtaa Kokouksen muistiinpanot.

Voit myös piilottaa muistiinpanot kokousikkunassa saman Lisäasetusten valikon kautta kolmen pisteen takaa. Jos et ole vielä tehnyt muistiinpanoja, klikkaa kohtaa Tee muistiinpanoja.

Jos haluat lisätä uuden muistiinpanon, liikuta hiiren kursoria haluamaasi paikkaan, jolloin Lisää uusi osa tähän -toiminto ilmestyy +-merkin kanssa. Uusi kolmen pisteen valikko ilmestyy liikuttamalla hiirtä muistiinpanojen eri osioiden päällä. Sen kautta voit siirtää kyseisen muistiinpano-osion kohtaa ylös- tai alaspäin sekä hylkää tai poistaa osion.

Vinkki 3: Aktivoi osallistujat Teamsin luonnoslehtiön avulla

Luovan prosessin kuten työpajatyöskentelyn ylläpitäminen helpottuu luonnoslehtiön avulla. Luonnoslehtiötyöskentelyyn voivat osallistua kaikki kokouksen osallistujat. Uuden ideointia ja kehittämistyötä tukevat muistilaput, tekstiobjektit ja muut työkalut. Kokouksen järjestäjä voi myös esittää luonnoslehtiön sisältöä ilman että muut osallistujat voivat muokata sisältöä.

Vinkki 4: Nopeuta päätöksentekoa Teamsin kyselyillä

Polls-kyselyt auttavat pitämään kokoukset osallistavina ja tuotteliaina esimerkiksi päätöksenteon tukena. Kokouksen järjestäjä voi luoda, julkaista ja tarkastella kyselyitä vastauksineen ennen kokousta sekä sen aikana ja jälkeen. Kyselyihin voi vastata kaikilta laitteilta, jolloin passiivisten kuulijoiden aktivoiminen osallistujiksi onnistuu kätevästi.

Kyselyn julkaisusta lähtee ilmoitus osallistujien kokousikkunaan sekä kokouksen keskusteluun. Järjestäjät ja esittäjät voivat määritellä vastausten anonymiteetin sekä sulkea kyselyn vastauksilta. Osallistujat näkevät vastaukset reaaliaikaisesti ja voivat vastata avoinna oleviin kyselyihin kokouksen jälkeen. Kyselyiden tulokset voi tallentaa Excel-tiedostoksi jatkoanalyysiä varten.

Valmistele kyselyt ennen kokousta:

Polls-toiminnon voi asentaa Teamsiin sovellusosiossa. Klikkaa Polls-kuvaketta listassa ja Lisää (Add).

Polls-kyselytoiminnon voi liittää tiimiin, chat-keskusteluun tai palaveritapahtumaan. Tämä kannattaa tehdä hyvissä ajoin ennen tapahtuman alkamista.

Kokoukseen lisääminen (Add to a meeting) -vaihtoehtoa klikatessa, Teams ohjaa sinut valitsemaan oikean kalenteritapahtuman. Valittuasi tapahtuman, voit määrittää mikäli Polls-toiminto lisätään välilehtenä (tab) tai bottina.

Teams lisää Polls-toiminnon valitsemallasi tavalla tapahtumaan. Klikkaa Tallenna (Save) tallentaaksesi toiminnon lisäämisen.

Avaa valitun kokouksen Teams-ikkuna ja valitse Kyselyt-välilehti. Klikkaa Uusi kysely -painiketta.

Uutta kyselyä luodessa, voit valita kyselyn eri vaihtoehdoista, kuten tietovisa (quiz) tai monivalintakysymys (multiple choice), osallistujien vastaukset esittävä sanapilvi (wordcloud), arviointi (rating) tai vaihtoehtojen arvottaminen järjestykseen (ranking).

Valmistele kyselyt kokouksen aikana:

Lisää Polls-toiminto suoraan palaverissa Sovellukset (Apps) -kohdasta. Tällöin Polls-kysely lisätään automaattisesti välilehdelle.

Kyselyt-välilehteä klikkaamalla, oikeaan reunaan avautuu osio, jossa voit klikata Uusi kysely -painiketta. Valitse edellä mainituista vaihtoehdoista, minkä tyyppisen kyselyn haluat luoda.

Vinkki 5: Viimeiset viisi minuuttia jäljellä lopetella kokous

Oletko huomannut, että Teams ilmoittaa kun saavutat ajoitetun kokouksen viimeisen viisiminuuttisen? Kokouksen yläreunaan tulee palkki, joka muistuttaa kokouksen viimeistelystä. Toiminto on erityisen kätevä, kun keskustelu soljuu niin että ajantaju katoaa. Toiminto on käytössä sekä yksityisissä että kanavien kokouksissa, eikä ilmoitus lopeta kokousta automaattisesti puolestasi.

Tehosta Teams-kokouksia sopivilla asetuksilla

Ajanhallinnan ja työn tehokkuuden kannalta viisiminuuttiset kokouskutsua lähettäessä ja Teams-kokousta järjestäessä saattavat ennaltaehkäistä useita stressaavia tilanteita.

Työkalujen kuten muistiinpanojen, luonnoslehtiön ja kyselyiden avulla voit aktivoida Teams-kokousten osallistujia ja pitää yllä innovatiivista tuottavuutta kiperimmissäkin aivoriihissä. Ota siis hetki itsellesi aikaa ja tutustu eri asetuksiin ja toiminnallisuuksiin ennen seuraavaa kokoustasi.

Arno Hakkarainen
Senior konsultti

Lue myös:

Lataa Microsoft Teams -oppaat

Lataa oppaamme Teams-ryhmien sujuvaan hallintaan ja helpota organisaatiosi virtuaalityöskentelyä. Jätä yhteystietosi ja lähetämme oppaat sähköpostiisi.

Ota meihin yhteyttä Teamsiin sekä sen käyttöön liittyvissä kysymyksissä

Teams-käyttö tehokkaasti: 5 vinkkiä kokoustyöskentelyyn