Microsoftin tuki Project Server -sovellukselle päättyy. Sen korvaava Microsoftin uusi projektiympäristö hyödyntää tehokasta Power Platform -arkkitehtuuria ja automaatiota.
Microsoft Project Server on helpottanut projektinhallintaa virtaviivaistamalla prosesseja, tehostamalla yhteistyötä ja tukemalla projektin tilannetietoon perustuvaa päätöksentekoa.
Microsoft on päättämässä työkalun tuen julkaisemansa aikataulun mukaan. Project Server 2019 -tuki loppui vuoden 2024 alussa ja pidennetyn jakson päättymispäivä on 14. heinäkuuta vuonna 2026.
Aiemmin Microsoft ilmoitti Project Onlinen tuen loppuvan myös, mutta tällä hetkellä päättymispäivää tuen osalta ei ole julkaistu. Microsoft kuitenkin rohkaisee organisaatioita suunnittelemaan Project Onlinesta siirtymistä uuteen Plannerin premium-versioon mahdollisimman pian.
Siirtymistä toiseen työkaluun kannattaa siis alkaa suunnitella hyvissä ajoin.
Microsoft Project Server ja Project Online
Microsoft Project Server ja Project Online ovat vastanneet erilaisiin projektinhallinnan tarpeisiin, kuten projektitietojen keskittämiseen, resurssien tehokkaaseen allokointiin, projektisalkun hallintaan ja reaaliaikaiseen raportointiin.
Monipuoliset ominaisuudet ovat palvelleet käyttäjiään monien vuosien ajan, mutta yhä useammat organisaatiot ovat vaihtaneet luotetuista alustoista Microsoftin uusimpaan projektinhallinnan työkaluun, Microsoft Plannerin premium-versioon, aiemmin tunnettu nimellä Project for the Web.
Erityisesti suurten ja monimutkaisten projektien hallintaan soveltuvat Microsoft Project Server ja Project Online on joissakin tilanteissa koettu liian järeiksi organisaation tyypillisiin projektinhallinnan tarpeisiin.
Microsoftin uuden projektiympäristön myötä projektityö helpottuu ja nopeutuu:
- Yksinkertainen ja intuitiivinen käyttöliittymä: Microsoft Planner premium-ominaisuuksilla tarjoaa käyttäjäystävällisen käyttöliittymän, jonka ansiosta se on helppokäyttöinen sekä satunnaisille käyttäjille että kokeneille projektipäälliköille.
- Nopea käyttöönotto: Planner-sovelluksen premium-version avulla käyttäjät voivat aloittaa projektien suunnittelun nopeasti ilman monimutkaista ja aikaa vievää asennusta, mikä mahdollistaa nopean projektin käynnistämisen. Ympäristön voi sujuvasti konfiguroida organisaation tarpeisiin.
- Yhteistyö: Integrointi Microsoft Teamsin ja muiden Office 365 -sovellusten kanssa helpottaa saumatonta yhteistyötä ja viestintää tiimin jäsenten välillä. Työtä voidaan myös automatisoida.
- Kustannustehokkuus: Project for the Webin, eli nykyisen Plannerin premium-version lisenssimaksut ovat huomattavasti pienemmät kuin Project Serverin ja Project Onlinen; projektipäälliköille usein riittää Project Plan 1 -lisenssi (noin 9,40 €/kk), tai käyttötavoista riippuen Project Plan 3 -lisenssi (noin 28,10 €/kk), kun taas projektityöntekijät eivät tarvitse erillistä Project -lisenssiä.
Alla oleva taulukko vertailee vanhan Project Onlinen sekä uuden työkalun keskeisimpiä ominaisuuksia:
| Project Online | Project for the Web / Planner Premium -ominaisuuksilla | |
| Tuotteen elinkaari | Microsoft ei enää kehitä, tuotetuki päättymässä | Microsoft kehittää jatkuvasti paremmaksi |
| Projektin tehtävien suunnittelu ja aikataulutus | MS Project -työasemaohjelmassa ja selaimessa | Selaimessa / Teams-sovelluksessa |
| Salkkunäkymät ja projektilomakkeet | Selaimessa ja Power BI -raporteilla | Selaimessa ja Power BI -raporteilla |
| Resursointi | MS Project -työasemaohjelmassa hyvin monipuolisesti. Lisäksi selaimessa | Selaimessa (karkean tason resursointi) / Teams-sovelluksessa |
| Teams-käyttö | Teamsiin nettisivuja upottamalla | Teamsin Planner-sovellus |
| Arkkitehtuuri, Integrointi ja automatiikka | Tietoja voidaan lukea odata-haulla. Tietoja voidaan muokata kehittäjien toimesta. Prosesseja voidaan rajatusti automatisoida | Tehokas Power Platform –arkkitehtuuri. Monipuolinen intergroitavuus (Dataverse) ja prosessien automatisointi (Power Automate) |
| Tehtävien edistymisen päivitys | Projektityöntekijät voivat merkitä projektitehtäviään tehdyksi. Vaatii Project- lisenssin. | Projektityöntekijät voivat merkitä projektitehtäviään tehdyksi. Ei vaadi Project- lisenssiä. |
| Tuntien kirjaaminen | Projektityöntekijät voivat kirjata tuntinsa. Vaatii Project-lisenssin. | Plannerissa ei ole tuntien kirjausta. Voidaan käyttää Solu Digitalin tuntikirjauslomaketta, mikä ei vaadi Project-lisenssiä. |
| Viva Goals -yhteensopivuus | Ei ole yhteensopiva | Integroituu Viva Goals -projekteihin |
Microsoft Planner premium-versio ja Solu 365® -automaatiotyökalu keskitettyyn projektinhallintaan
Plannerin premium-version monipuoliset ja helppokäyttöiset ominaisuudet ovat yhdistettävissä Solu 365® -automaatiotyökaluun, joka tarjoaa kokonaisvaltaisen työkalun kaikkiin projektityöskentelyn tarpeisiin.
Uuden projektin perustiedot voidaan määritellä luontilomakkeella. Tällöin syntyy automaattisesti uusi Planner-projekti oheistietoineen.
Automatiikka voi tarvittaessa luoda mm. seuraavat asiat:
- Uusi Planner-projekti tietyllä mallipohjalla
- Uusi Teams-kanava halutulla rakenteella.
- Dokumenttien kansiorakenne
- Valmiit asiakirjamallit Word-, Excel- ja PowerPoint-tiedostoina esimerkiksi raporteille tai pöytäkirjoille, mikä varmistaa yhdenmukaisen työskentelyn koko organisaatiossa
- Projektikohtaiset tuntikirjausrivit tuntikirjaussovellukseen
- OneNote-muistiot
Solu 365® -automaatiotyökalulla luotujen projektien dokumentit sisältävät automaattisesti tarvittavat projekti- ja asiakirjakohtaiset metatiedot, mikä parantaa tiedon löydettävyyttä, hallittavuutta ja läpinäkyvyyttä.
Organisaation yhtenäisten käytänteiden mukainen projektinhallinta tehostuu ja nopeutuu Solu 365:n keskittäessä projektien hallinnan, projektiviestinnän, tuntikirjaukset ja resurssien hallinnan, raportoinnin sekä tiedon- ja dokumentinhallinnan yhteen paikkaan.
Solu 365 ja Microsoft Plannerin premium-versio yhdessä tarjoavat kokonaisvaltaisen ja helppokäyttöisen ratkaisun korvaamaan Microsoft Project Serverin ja Project Onlinen. Nopea ja kustannustehokas käyttöönotto tekee uuteen ratkaisuun siirtymisestä sujuvaa.
Ota yhteyttä minuun tai kollegoihini, mikäli sinulla on kysyttävää projektinhallinnan ratkaisuista!
Mikko Sorsa
Senior Consultant, Partner
Lue lisää:
- Microsoft Planner premium-ominaisuuksilla ja Copilot
- Tietoturva kuntoon Copilotin käyttöönottoa varten
- SharePoint Premium edelläkävijöiden älykkääseen tiedonhallintaan
- Tiedosta kilpailuetusi
- Tekoälyn hyödyntäminen liiketoiminnassa
- Mielenrauhaa Project for the web -ylläpitopalveluilla
- Kaikki Solu Digitalin asiantuntijoiden artikkelit
